Blog

10 tips om Zoom te gebruiken als een Pro

Wij zijn dol op de innovatieve functies van Zoom. Benut jij alle functies van Zoom Videoconferentie al optimaal? Lees hieronder de 10 tips die Zoom presenteerde tijdens Zoomtopia 2019.

Geschreven door

Steven Seppenwoolde
Steven Seppenwoolde

Accountmanager

RJ New Office Amsterdam - RJ Collaborations Solutions - Edge Olympic
Zoom Meetings - Steven Seppenwoolde
Erik-Jan Beenen @ Modern Workspace

Zoom heeft tijdens Zoomtopia 2019 weer een groot aantal updates en aankondigingen gedaan. Wij waren erbij en hebben speciaal voor jou de belangrijkste tips op een rij gezet!

Tip 1. Test je microfoon en speakers

Zorg ervoor dat je duidelijk te horen bent tijdens een meeting door van tevoren even je microfoon en speakers te testen in het Meeting platform. Je kunt er dan direct achter komen of je eventuele hardware-gerelateerde audioproblemen hebt. Zo kun je dit voor de start van je vergadering nog oplossen.

Tip 2. Verberg niet-video-deelnemers

Er zijn 3 video-indelingen wanneer je als deelnemer niet je scherm deelt:

1. Actieve speaker
2. Galerij
3. Mini

Door een video optie te kiezen waarmee je niet-video-deelnemers verbergt, zorg je dat zij niet onnodig de beschikbare ruimte op je scherm innemen.

Tip 3. Breakout-ruimten vooraf toewijzen

Om tijd te besparen en logistieke problemen te voorkomen, kun je als gebruiker deelnemers vóórdat de vergadering begint toewijzen aan breakout-ruimten. Je kunt zelfs deelnemers van dezelfde organisatie van tevoren al toewijzen aan dezelfde groep.

Tip 4. Virtuele achtergronden

Handig! Je hoeft je rommel op kantoor niet op te ruimen. Verberg het gewoon met een virtuele achtergrond tijdens een Zoom Meeting. Kies voor een standaard achtergrond of upload je eigen afbeelding met bijvoorbeeld jouw bedrijfslogo (Zoom raadt aan dat deze een hoogte-breedte verhouding van 16:9 en een resolutie van 1920 x 1080 Pixels hebben). Test van tevoren even hoe dit eruitziet voordat je een vergadering start.
En helemaal tof: binnenkort kun je jouw Powerpoint presentatie of video als virtuele achtergrond instellen. Dat brengt jouw Zoom Meeting helemaal tot leven!

Virtual Background

Tip 5. Audio Transcriptie

Met deze tip gaan we je heel wat typewerk besparen. Schakel audiotranscriptie in tijdens je Zoom vergadering. Zo worden jouw gesprekken automatisch uitgetypt en kun je naderhand ook nog eens gemakkelijk in jouw gesprekken terugzoeken wat er gezegd is!  Een echte life saver dus 😉

Het maken van notities tijdens een gesprek kan lastig zijn, omdat het vaak betekent je moeten schakelen tussen toepassingen en Windows om aantekeningen te maken. Binnenkort kun je in Zoom rechtstreeks notities maken!

note-taker-area

Zoom Webinars

Met Zoom kun je webinars organiseren, waarbij je effectief en efficiënt kunt broadcasten naar maar liefst 10.000 deelnemers! Organiseer dus met een gerust hart jouw meeting of lezing als webinar. Lees voor optimaal gebruik nog even onderstaande tips:

Tip 6. Webinar chat

Je kunt als webinar organistor kiezen of je wel of niet onderbroken wilt worden door jouw deelnemers. Wanneer je dit wel wilt inschakelen kun je met de webinar-chatfunctie van Zoom rechtstreeks chatten met het publiek, zonder het gesprek naar de rest van het publiek te zenden.

Tip 7. Deelnemers van de Call-in dempen

Registranten voor Zoom webinars kunnen het webinar oproepen en als gast deelnemen aan de meeting. Dit betekent dat de microfoon standaard uit staat op het apparaat waarop ze meedoen. Zoom heeft onlangs een functie uitgebracht waarmee de host van de webinar het dempen van gespreksdeelnemers kan opheffen, waardoor het gemakkelijker wordt om gastsprekers in te schrijven op de webinar om te spreken.

Updates voor de desktop Client

De desktop Client van Zoom is de toegangspoort tot het Unified Communications-platform van Zoom, zodat gebruikers in één interface volledige toegang hebben tot de vergaderingen, telefoon-, chat-en webinarproducten van Zoom. Zoom heeft onlangs een aantal updates voor de desktop Client uitgebracht, zodat jij als gebruiker meer toegang hebt tot informatie en de mogelijkheden om efficiënter te werken.

Tip 9. Melding wanneer beschikbaar

Zoom kan jou vanaf nu een melding sturen wanneer de persoon die je probeert te bereiken beschikbaar is. Zoek de persoon via het chatplatform en kies dan voor “Notify Me When Available” in het dropdownmenu.

notify-when-available

Tip 10. Van oproep naar vergadering overschakelen

Bel je een andere gebruiker via Zoom, dan kun je deze oproep naar een vergadering overzetten, zonder dat de verbinding wordt verbroken of naar een ander venster moet navigeren. Je krijgt simpelweg toegang tot de Zoom desktop Client en kunt dan kiezen om over te gaan naar een Zoom vergadering.

Hulp nodig?

Wij hopen dat je met deze tips jouw ervaring met Zoom nog beter wordt. Heb je vragen? Of heb je nog geen Zoom en ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Wij inspireren jou graag hoe je als bedrijf leuker en effectiever kunt samenwerken. Boek vrijblijvend online je inspiratiesessie in RJ Rijssen of RJ Amsterdam. Binnen één uur krijg je verbazingwekkende inzichten over effectief samenwerken in de modern workspace.

Check onze andere pagina's om meer te weten te komen over de onbeperkte mogelijkheden!