Blog

How to: Effectief communiceren en samenwerken in deze wereld van remote-werken

Eenvoudig, plezierig en effectief communiceren dat wil toch iedereen? In dit artikel willen we je bewust laten worden van verschillende communicatievormen.

Geschreven door

Samenwerken
RJ Amsterdam
Vergadering-team-hybride

Eenvoudig, plezierig en effectief samenwerken dat wil toch iedereen? Nu we massaal op afstand samenwerken is dit lang niet altijd meer zo vanzelfsprekend. We raken vermoeid door de grote hoeveelheid online meetings en communicatie blijkt niet erg efficiënt. Niet zo gek ook, want op afstand samenwerken vergt niet alleen andere faciliteiten, ook een andere wijze van communiceren.

In dit artikel willen we je bewust laten worden van verschillende communicatievormen en de impact die dit heeft op een effectieve informatieoverdracht. Weten hoe en wanneer je moet vergaderen en op het juiste moment de juiste tool kiezen, zal de efficiëntie verhogen en je weer laten profiteren van een beperkt aantal meetings in je agenda. Duik mee in de wereld van synchrone en asynchrone communicatie*, want wij geloven in de kwaliteit van meetings niet in de kwantiteit.

synchroon vs asynchroon

Synchrone communicatie
Gelijktijdige communicatie, betrokkenen communiceren live

Asynchrone communicatie
Betrokkenen zijn niet op hetzelfde moment beschikbaar en communiceren met een tijdsvertraging. Er is geen live interactie.

Remote-First

Remote-first heeft een grote vlucht gemaakt sinds de uitbraak van Covid-19, maar is niet nieuw. Wereldwijd zijn er organisaties die gedeeltelijk op afstand samenwerken of zelfs volledig remote zijn. Bedrijven die dit succesvol doen en effectieve meetings organiseren, zijn diegene die;

  • Connectiviteit op de juiste manier weten in te zetten
  • Rekening houden met onze aandachtspanne

Zij hebben de juiste balans weten te vinden in synchrone en asynchrone communicatie om de effectiviteit van communicatie maximaliseren. De tools zijn zorgvuldig gekozen – elke tool heeft zijn eigen kracht. Weten hoe en wanneer je moet vergaderen en op het juiste moment de juiste tool kiezen, zal de efficiëntie verhogen en je weer laten profiteren van meetings.

Human bandwidth

Wij mensen denken te kunnen multitasken en geen last te hebben van notificaties die de hele dag onze aandacht vragen. Maar niets is minder waar. Onderzoek wijst uit dat dit niet bestaan. Wij kunnen niet zoveel informatie tegelijkertijd verwerken. Dezelfde beperking geldt voor de hoeveelheid gegevens die in een bepaalde tijd, via een communicatiekanaal doorgegeven worden. Deze human bandwidth is niet altijd gelijk. Verzend je jouw boodschap via het verkeerde kanaal dan kan informatie verloren gaan óf zijn de kosten onnodig hoog (tijd, reizen, technologie, denkvermogen).

De volgende afbeelding toont de progressie van de human bandwidth.

Communicatie piramide

De meeste bandbreedte kosten face-to-face meetings. Deze communicatie gaat verder dan woorden, je zintuigen worden geprikkeld en ook non-verbale communicatie is aanwezig. E-mail daarentegen heeft de laagste bandbreedte. Met alleen woorden verlies je bijna elke nuance.
De afweging tussen de twee uitersten is communicatiekwaliteit versus inspanning. Communicatie met een hoge bandbreedte geeft je de mogelijkheid om te communiceren met meer dan alleen woorden terwijl lage bandbreedte communicatie behaalt kan worden met minder kosten.(tijd, reizen, technologie).

Kies de juiste communicatievorm

Met al die kanalen die onze aandacht vergen op het werk is het verleidelijk om onze communicatie verder omlaag op het spectrum van bandbreedte te brengen. Zeker chat is enorm opkomend, het is makkelijker, sneller en geeft ons controle op onze agenda en het woordgebruik. Tegelijkertijd is zonder emotie elke vorm van nuance verloren. De explosie van vergaderingen in deze tijd van remote-first samenwerkingen is het resultaat van onze poging om nuance in onze interacties terug te krijgen.

Tegelijkertijd zien we het tegenovergestelde gebeuren bij organisaties die de klok hebben horen luiden maar niet weten waar de klepel hangt. Zij zetten een maximum op het aantal meetings en zien de chat als basis. Een goed initiatief maar schiet zijn doel voorbij met onbegrip, irritaties en onnodige discussies als gevolg.
Het is daarom belangrijk om de juiste communicatievorm te kiezen voor de boodschap die je wilt overbrengen. Kijk naar de meetings in je agenda en plaats ze in het licht van deze piramide van de ‘human bandwidth’. Meetings zijn belangrijk in teambuilding maar niet de enige hoge-bandbreedte optie die er is.

Met name in het begin vergt dit denkwerk en onderlinge afstemming. Is een chatbericht voldoende of ben je beter af met een videoboodschap? Kun je feedback op dat ene document geven door opmerkingen te plaatsen of moet je een videocall plannen om dit gezamenlijk te bespreken? Is het belangrijk om bij de meeting aanwezig te zijn of is het voldoende om de notities en acties achteraf door te nemen?

Efficiënt samenwerken en tegelijkertijd een prettige vergadercultuur creëren staat en valt met hoe goed jouw team keuzes maakt voor het communicatieplatform. Meetings zullen gereserveerd moeten blijven voor: debat, discussie en besluitvorming. Delen van informatie, geven van updates, feedback en communiceren van ideeën hoeven niet per definitie synchroon te gebeuren.

Hybride Werken

Neem nu nog eens een kijkje naar je agenda, zijn al deze meetings nodig of kun je ook wat asynchroon oppakken?

Wil je deze informatie later nog een rustig doorlezen of delen met jouw collega’s?