Huddle Room

Huddle Room

Naast andere kantoortrends zijn huddle rooms enorm populair geworden op de moderne werkplek. Veel bedrijven gebruiken huddle spaces om de productiviteit in kleine teams te verhogen.

Direct advies nodig?
Lees verder
Draadloos Presenteren
Draadloos Presenteren
Video Conference
Huddle Zoom Room

Huddle room trend

Werkplekken zijn aanzienlijk veranderd sinds de kenmerkende hokken van de jaren ‘80. Tegenwoordig zijn het creatieve ruimtes om de productiviteit te stimuleren.

Naast andere kantoortrends zijn huddle rooms enorm populair geworden op de moderne werkplek. Veel bedrijven gebruiken huddle rooms om de productiviteit in kleine teams te verhogen. Het is een feit dat flexibele werkplekken deel uitmaken van wat millennials verwachten.

Maar hoe creëer je de perfecte huddle room binnen jou organisatie? Laten we beginnen met enkele basisprincipes.

Blijf de trend voor en laat je adviseren

Huddle Room

Wat is een huddle room?

Een huddle room is een kleine ruimte in een kantooromgeving waar werknemers samenkomen om problemen en ideeën te bespreken. Het doel is om snel bij elkaar te komen met een team, dus het moet een uitnodigende en strategische ruimte zijn die doelbewust is ontworpen en gebouwd voor productiviteit.

De naam huddle is afkomstig uit het American Football. Tijdens een wedstrijd komen teamgenoten samen voor een ‘huddle’ om hun strategie te bespreken en te bepalen wat de volgende stappen zijn. Dit is gelijkwaardig aan wat er in huddle rooms gebeurt, hoewel deze huddle meestal iets langer is en er (hopelijk) veel minder geschreeuw is!

De ideale huddle space is er één die comfortabel plaats biedt aan 2 tot 6 personen, die deel uitmaken van een team binnen een bedrijf. Het design is vergelijkbaar als een standaard vergaderruimte, maar dan met toegankelijke videocommunicatie faciliteiten. Het is een plek waar creativiteit, productiviteit en plezier wordt benadrukt. Een aangename en inspirerende huddle room moet eigenlijk prioriteit hebben voor alle kantoren.

Wat zijn de voordelen van huddle rooms?

Huddle rooms zijn de nieuwe vergaderruimtes. Creatieve ruimtes waarin medewerkers als een team kunnen samenwerken. Ze bevorderen de productiviteit, omdat het compacte ruimtes zijn met elk een eigen sfeer en aankleding.

Er zijn veel goede redenen te noemen waarom een ‘Huddle Space’ essentieel is voor samenwerking en het succes van individuen en teams binnen moderne bedrijven. Onderstaand worden enkele voordelen toegelicht.

  • Een Huddle Room is een intieme ruimte – Open kantoortuinen zorgen voor afleiding wat funest is voor een productieve samenwerking. Een Huddle Room met de juiste faciliteiten lost dit probleem op.
  • Optimaal voor mobiele werknemers – Werknemers die op afstand middels videoconferentie deelnemen in een overleg, geven de voorkeur aan een Huddle Room. Hier heeft men echt het gevoel dat ze worden betrokken binnen het gesprek door een face-to face ervaring.
  • Een Huddle Room is toegankelijk – Werknemers houden van spontane samenwerking maar weten vaak niet hoe ze een conferentieruimte moeten boeken. Huddle Rooms zijn goedkoper en vaak voldoende aanwezig en dus vrij voor gebruik.
  • Huddle Rooms zijn efficiënter – In vergelijking met een conferentieruimte biedt een Huddle Space een flexibelere benadering om werk gedaan te krijgen in een informele omgeving. Dit maakt de ruimte tot een magneet voor jongere werknemers. Daarnaast zijn Huddle Rooms ok zeer geschikt voor Webinars, verkoopgesprekken, sollicitaties, etc. Dit maakt een Huddle Room budgetvriendelijk en zeer interessant.

Hoe creëer je een huddle room?

Als je nog geen kleine ruimtes in je kantoor hebt, dan moet je deze ruimte maken. Je hebt geen heel nieuw kantoorpand nodig of grote renovaties om in een huddle room te creëren. Het is vrij eenvoudig om er een te installeren, zelf of met de hulp van een interieurbouwer!

Een optie is om een akoestische work pod aan te schaffen. Er zijn kant-en-klare ‘pods’ op de markt verkrijgbaar met tafels en stoelen erin. De voordelen van deze pods zijn dat ze snel en eenvoudig zijn te plaatsen, ze zijn voorzien van geluidsisolatie en ze creëren direct een aparte ruimte in de kantooromgeving.

Als je het budget hebt, dan kun je ook een op maat gemaakte pod voor je kantoor aanschaffen. Op die manier weet je dat je de juiste apparatuur en meubilair erin krijgt die je wenst.

Een andere goede optie zou zijn om een deel van het kantoor te reserveren en een timmerman te vragen die je helpt muren en een deur te maken. Dit is een beetje complexer en je moet de ruimte dan alsnog isoleren en decoreren. Maar het betekent ook dat je de huddle space helemaal naar eigen wens en smaak kan ontwerpen.

Als je het budget wilt beperken, dan is het natuurlijk ook mogelijk om een eigen doe-het-zelf huddle space met scheidingswanden te maken. Het nadeel hiervan is dat het waarschijnlijk niet zo goed geluiddicht is. Stopcontacten kunnen dan ook beperkt zijn. Wees creatief en gebruik de juiste materialen.

Blijf bij wat het beste is voor je bedrijf en budget. Je kunt altijd in eerste instantie kiezen voor doe-het-zelf oplossing en als de voordelen zichtbaar worden, dan voor een professionele oplossing kiezen.

Technologie in de huddle room

Over het algemeen brengen medewerkers hun eigen apparaten mee: laptops, tablets en mobiele telefoons. Een van de beste dingen om in een huddle space te hebben, is een interactief display van bijvoorbeeld Avocor welke is verbonden met de meegebrachte apparaten van iedereen.

Interactieve schermen werken in de praktijk het best, omdat ze rechtstreeks verbinding kunnen maken met de apparaten van de medewerkers of zelfs met collega’s in andere vestigingen. Ook een digitale flip-over is een krachtig middel voor optimale samenwerking.

De technologie wordt aangepast op de behoefte van het bedrijf en zijn medewerkers. Bedrijven met meerdere vestigingen of thuiswerkers, kiezen eerder voor videoconferentie techniek. Bedrijven waar veel gebrainstormd wordt kiezen voor interactieve touch beeldschermen. Daarnaast moet de Wifi optimaal in orde zijn en tevens ruim voldoende stroom aansluitingen.

Erik-Jan Beenen

Zoom en Teams

Software voor de huddle rooms

De hardware die in de huddle ruimte wordt gebruikt, moet naadloos aansluiten met de software die mee wordt gebracht in de ruimte. Veel software oplossingen kunnen ook rechtstreeks gekoppeld worden met de interactieve displays. Enkele software oplossingen welke je zeker zou moeten overwegen zijn:

  • Met behulp van goede videoconferentie software zoals Zoom Rooms of Microsoft Teams rooms, kun je snel en gemakkelijk verbinding maken met externe deelnemers.
  • Whiteboard-software zoals Microsoft Whiteboard of Mural bied ook voordelen, zodat mensen fysiek kunnen schrijven op de interactieve schermen
  • Een goede webbrowser, zoals Chrome of Edge, is uiteraard noodzakelijk.

Conclusie – Hoe creëer je de perfecte Huddle Room?

Het maken van je eerste huddle room klinkt misschien als een lastige taak, maar dat hoeft niet zo te zijn. Je creëert een creatieve huddle space in een mum van tijd door deze eenvoudige stappen te volgen. En als je bereid bent om een beetje te klussen, is het ook behoorlijk budgetvriendelijk. Neem contact met ons op voor meer tips en je profiteert binnen no-time van alle voordelen van een huddle space.

Blog

We nemen je graag mee in onze blik op de wereld. Lees mee. Laat je inspireren en informeren over de onbeperkte mogelijkheden, nieuwst ontwikkelingen en waarom dat ons bezighoudt.