Blog

Tips voor de beste Zoom town hall meeting ervaring

Probeer een Zoom town hall meeting of all hands meeting. Dit is de meest krachtige manier om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen binnen een organisatie. Via videoconferentie communiceren met honderden of zelfs duizenden medewerkers tegelijk, stelt bedrijven in staat om alle werknemers te bereiken.

Direct advies nodig?

Geschreven door

Erik-Jan Beenen
Erik-Jan Beenen

Sales Adviseur

All-hands meeting
Zoom Video Conferencing Webinar Presentatie Zoom for education
Town hall meeting Tiqets
Hofman Presenteren

Probeer eens een Zoom town hall meeting of all hands meeting. Dit is de meest krachtige manier om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen binnen een organisatie. Communiceren met honderden of zelfs duizenden medewerkers tegelijk, stelt bedrijven in staat om alle werknemers te bereiken. Met town hall meetings creëer je een cultuur met veel draagvlak binnen het bedrijf.

Traditionele town-hall vergaderingen zijn complex en duur. Zoom webinar bied organisaties de flexibiliteit en mogelijkheden om eenvoudig een town hall meeting op te zetten.

Tijdens Zoomtopia 2019 zijn een aantal belangrijke klanten uit de praktijk gevraagd. Hoe gebruiken zij Zoom town hall meetings voor interne communicatie? In deze blog geven we een aantal tips waarop je Zoom Meetings optimaal in kan zetten. Het hoofddoel voor een organisatie is een professionele town hall ervaring te creëren.

Voldoende manieren om in te stappen betekend meer opkomst

Medewerkers of gasten kunnen op verschillende manieren deelnemen aan Zoom Meetings of Zoom Video Webinars. Bijvoorbeeld op een telefoon, desktop en in Zoom Rooms. Deze flexibiliteit en laagdrempeligheid heeft een positief effect op de opkomst.

“Wat de gebruikerservaring echt krachtig maakt, is dat de hele organisatie Zoom gebruikt. Dit is echt onze sleutel tot succes van Zoom webinars die we de hele wereld over streamen. En doordat deelnemers platform en apparaat onafhankelijk kunnen deelnemen aan een Zoom Webinar, was de keuze voor de Zoom town hall meetings eenvoudig. We hebben zelfs medewerkers laten deelnemen en presenteren op hun telefoon vanuit een Uber aldus Austin Reisman, Senior Systems Engineer, Uber Technologies”

Schakel tussen de presentator & content

Met het Zoom Webinar platform kun je de functie “follow the host” gebruiken om te bepalen wat de deelnemers zien. Je kan eenvoudig schakelen tussen het delen van content en het tonen van de presentator. Dit is belangrijk om een town hall meeting ervaring te creëren die informatief, aantrekkelijk en persoonlijker is voor werknemers.

“We willen zelf beslissen wanneer we content tonen en wanneer we de camera tonen. Dus als onze CEO een presentatie geeft met zijn Powerpoint , klikken we op de knop “Swap shared screen with video,” en wordt Powerpoint presentatie bij alle deelnemers getoond. En telkens wanneer onze CEO interactie heeft met deelnemers, klikken we opnieuw op die knop en is zijn gezicht voor iedereen zichtbaar. Met deze functie hebben we de volledige controle en creëren we de beste de all-hands ervaring over de hele wereld. ”- Jerry Yuan, Uber.

Creëer een veilige omgeving

Town hall vergaderingen bevatten vaak gevoelige of vertrouwelijke informatie. Hosts moeten bijvoorbeeld een veilige omgeving creëren om lekken te voorkomen en de concurrentie voor te blijven. Met Zoom heb je opties om gemaakte screenshots van watermerken te voorzien en zelfs de audio opnames. Dus wanneer vertrouwelijke informatie wordt gelekt, kun je deze eenvoudig herleiden naar de bron van het lek. Een andere belangrijke tip, is om een optie in te schakelen waarbij alleen medewerkers kunnen deelnemen met een specifiek domein.

Probeer Zoom Meetings

Veel bedrijven gebruiken Zoom Webinars voor grote town-hall meetings om deelnemers beter te beheren. Maar Zoom Meetings is bijvoorbeeld ook handig als je een meer interactieve, persoonlijke ervaring wilt creëren.

“Bij RJ zelf doen we de all-hands via Zoom Meetings en is het eenvoudiger om interactie op gang te zetten. In de Q&A sessies bijvoorbeeld, hoeven we geen deelnemers te promoveren tot een panellid en te unmuten, maar geef ik iedereen gewoon zelf de mogelijkheid om te unmuten en te reageren. Je kunt in de het gesprek springen, je camera aanzetten en die één-op-één interactie hebben. ”

Erik-Jan Beenen

Erik-Jan Beenen

Kwaliteit is het belangrijkste

De kwaliteit van audio en video die wordt geleverd, is heel belangrijk wanneer de opname nadien met werknemers wordt gedeeld. Met de Zoom opname functie is er een veilige manier om de meeting  af te spelen inclusief vertaling.  Ook zijn er mogelijkheden om content te bekijken, de spreker- en galerijweergaven te wisselen. Kijkers kunnen de afspeelsnelheid ook instellen op 1,5 of 2x.

“We halen inspiratie uit de broadcastwereld om de best mogelijke kwaliteit te delen met onze medewerkers. Ze moeten de beste all-hands ervaring hebben die ze kunnen krijgen. We ontdekten dat de beste manier om dit te doen, twee opnamekaarten was, één voor onze camerastream en de andere voor onze contentstream. Hiermee kunnen we HD-content streamen. ”- Jerry Yuan, AV Design Engineer, Uber Technologies.

Erik-Jan Beenen

All-hands meetings zelf inzetten?

Wil je meer weten over hoe jouw bedrijf een all-hands meeting kan inzetten voor effectieve interne communicatie? Plan dan snel een inspiratie sessie.