Blog

Checklist: Hoe maak je werkplekken geschikt om online te vergaderen

Een moderne werkplek is niet meer gebonden aan een kantoor of locatie, maar juist de flexibiliteit om vanuit huis te werken. Lees snel verder en ontdek hoe jij je hier op voor kunt bereiden!

Geschreven door

Steven Seppenwoolde
Steven Seppenwoolde

Accountmanager

Steven Seppenwoolde - Quickscan
Online vergaderen - RJ
Zoom Videoconferencing

(Leestijd: 2 minuten)

Wie kent het niet? Een tool installeren voor videobellen, laptop mee naar huis, mobiel bij de hand en we kunnen thuis aan het werk. Oh en die ene brainstorm met het salesteam, ach ik luister wel mee. Resultaat?

  • Jij of je collega’s zijn niet verstaanbaar of de audiokwaliteit is slecht
  • Je bent slecht zichtbaar door overbelichting of een slechte resolutie
  • Het geluid van de thuiswerkers is blikkerig of je hoort kinderen en bijgeluiden op de achtergrond
  • Thuiswerkers voelen zich niet betrokken bij overlegsituaties

Thuiswerkers zullen dus goed gefaciliteerd moeten worden. Maar laten we eerlijk zijn, bovenstaande heeft weinig met ‘samen’ ‘werken’ te maken. Pas zodra het kantoor ook ingericht is op videovergaderen verandert digitale communicatie naar digitaal samenwerken.

Lees ook onze blog over de moderne werkplek op kantoor!

De toekomst van online vergaderen

Met een veranderende werkomgeving waarin we een balans moeten vinden tussen thuiswerken en werken op kantoor krijgt de inrichting van de moderne werkplek ineens prioriteit. Zowel op kantoor als op de werkplek.

Het is even wennen om te vergaderen op afstand maar je zult merken dat het geen belemmering hoeft te zijn mits je de juiste middelen hebt.

1. Kies voor de juiste tools

Er zijn verschillende videoconference-oplossingen op de markt. De bekendste zijn op dit moment toch Zoom, Microsoft Teams of Google Hangouts. Het maakt niet uit welke tool jullie gebruiken, het gaat erom dat collega’s verbonden blijven met elkaar. Wel kan het handig zijn om een oplossing te kiezen die op de toekomst gericht is én ervoor te zorgen dat iedereen binnen de organisatie gebruik maakt van dezelfde software zodat centraal beheer mogelijk is én je elkaar altijd via de vertrouwde manier kunt bereiken.

2. Gebruik een headset

Hoe eenvoudig het ook klinkt, audio is het allerbelangrijkste bij videobellen. Want als je elkaar slecht verstaat is het onmogelijk om effectief te communiceren. Helaas zien we nog op regelmatige basis dat oordopjes óf zelfs de microfoon van de laptop gebruikt worden. Het nadeel hiervan, deze microfoons pikken ook het geluid van je omgeving of zelfs van je luidsprekers op. Dat laatste zorgt voor een echo-effect.

Een headset zorgt ervoor dat je in alle rust kunt bellen en geen last hebt van omgevingsgeluid. Er zijn headsets die ook een noise-cancelling optie hebben voor momenten op kantoor dat veel gebeld wordt maar jij rust nodig hebt. Twee vliegen in één klap!

3. Kies voor een webcam in plaats van je laptopcamera

Iedereen die weleens een videovergadering bijgewoont heeft kent het. Je kijkt tegen de onderkin van je gesprekspartner aan of hij/zij valt uit beeld zodra ze zich bewegen. Dit is simpel op te lossen door het gebruik van een webcam die eenvoudig te bevestigen is bovenop je laptop of beeldscherm. Een webcam heeft een breder gezichtsveld, past zich aan de lichtintensiteit van de omgeving aan en heeft een hoge videokwaliteit. Het gebruik van een webcam zorgt voor een optimale ervaring.

Tip: kijk recht in de camera in plaats van naar je scherm wanneer je tijdens een vergadering een punt duidelijk wilt maken. Alleen dan kijkt je gesprekspartner jou in de ogen aan.

4. Beeldscherm of laptophouder

In aanvulling op het gebruik van een webcam is het verstand om gebruik te maken van een laptophouder mocht je geen los beeldscherm gebruiken. Hierdoor kun je naar voren kijken en heb je een goede actieve houding!

5. Virtuele achtergrond

Maak je gebruik van Zoom? Kies er dan voor om gebruik te maken van een virtuele achtergrond. Eventuele rommel of mensen die op de achtergrond langslopen zijn daarmee niet zichtbaar zodat je gesprekspartner hier niet door afgeleid wordt.