Blog

Zoomtopia: de 10 highlights!

13 en 14 september 2021 was het zover: Zoomtopia 2021. Lees in onze blog welke nieuwe functies Zoom heeft gelanceerd en de trends rondom hybride werken.

Geschreven door

Steven Seppenwoolde
Steven Seppenwoolde

Customer Success Manager

Vergadering-team-hybride
Hybride Werken
RJ Amsterdam
Samenwerken

Maandag 13 en dinsdag 14 september 2021 was het zover het online event van Zoom: Zoomtopia 2021. Tijdens dit event heeft Zoom, Zoom Events gelanceerd en hebben ze hun 10 jarig bestaan gevierd. Maar wat is nog meer nieuw bij Zoom? Ze hebben nagedacht over de toekomst. Waar is vraag naar, wat hebben mensen nodig? Werken doe je niet meer op een vaste plek en een vaste tijd. Er is een verschuiving van synchroon werken naar asynchroon werken. Hoe breng je mensen samen? En hoe zorg je voor loyale werknemers? Mensen kiezen steeds meer voor hybride werken, hoe heeft Zoom hierop ingespeeld? Wat zijn nieuwe functies binnen Zoom? Hieronder de 10 highlights!

1. Hybride meeting en inclusiviteit

We werden blij verrast door het het verhaal van Logitech. Ze hebben de afgelopen anderhalf jaar niet alleen bezig gehouden met het ontwikkelen van nieuwe producten, maar ze hebben ook veel tijd en energie gestoken in onderzoek.

Het nieuwe werken

Een vraag waar Logitech antwoord op wou hebben was: waar willen we naar toe de komende jaren? Er zijn een aantal bedrijven die graag terug willen naar 2019. Logitech geeft gelijk aan dat dit voor hen geen optie is, maar vooral dat je dit niet moet willen. Het jaar 2020 heeft laten zien wie de mensen achter het bedrijf zijn. Erg veel bedrijven spreken van vooruitgang als het gaat om efficiëntie, maar ook de effectiviteit die omhoog is gegaan. Mensen die niet alleen “aan” zijn blijven staan in de wereldwijde pandemie, maar ook de handschoen hebben opgepakt om het thuiswerken tot een groot succes te maken. Dus nee, Logitech geeft aan absoluut niet terug te willen naar 2019 en wij zouden dat ook niet moeten willen

Hoe gaan we het in de toekomst doen? Logitech heeft uitgezocht dat er veel wordt ingezet op 40% hybride meetings, 40% face tot face en voor de rest alleen online. Dit is een wereldwijde opvatting. De grote uitdaging die Logitech hierbij mee krijgt is het zorgen van inclusiviteit binnen Hybride meetings. Met andere woorden hoe gaan we zorgen dat er meer gelijkwaardigheid is binnen meetings. Logitech heeft hiervoor het 3E framework bedacht:

  • Engagement (betrokkenheid)
  • Equality (gelijkwaardigheid)
  • Easy (gemak)

Online Communiceren

Betrokkenheid en gelijkwaardigheid

Hier komt het al wat dichter richting de techniek, maar voordat we geneigd zijn om uitdagingen met techniek op te lossen is er ook een stukje opvoeding nodig. Om maar een voorbeeld te noemen, bij Logitech is het hebben van een “bad hairday” absoluut geen reden om je camera niet aan te hebben staan in meetings. Alleen audio meetings kunnen niet meer. Hoe meer we bij het Face to Face komen, des te meer betrokken ben je bij een meeting. Gelijkwaardigheid kunnen we creëren door niet alleen meer een overview van een boardroom te hebben en de deelnemers thuis vol in beeld. Maar door ook de deelnemers in een vergaderruimte per persoon vol in beeld te krijgen. In ieder geval de spreker. En uiteraard het gemak. Iedereen weet inmiddels hoe je met Zoom moet omgaan, maar nog niet in de vergaderruimte. Een goede room oplossing gaat je hierbij helpen, vooral de “one touch Join” en automatische camera settings maken dit een makkelijk te gebruiken oplossing.

Logitech lanceert 4 nieuwe producten

Dan toch nog een uitstapje naar de nieuwe producten van Logitech:

  • Logitech Scribe, tover met een camera een conventionele whiteboard oplossing om tot een deelbare oplossing in je meetingroom.
  • Logitech Tap IP, wanneer je al een meeting oplossing hebt van Logitech ken je waarschijnlijk de Tap al; het bedieningspaneel om je meeting te bedienen. Met de komst van de TAP IP is deze makkelijker plaatsbaar en ook in het wit verkrijgbaar.
  • LogiDock, de oplossing voor het thuiswerken. Door een docking station kan je niet alleen je laptop koppelen via USB C en meerdere schermen aansturen, maar hier zit ook een speakersysteem in voor nog beter geluid op je werkplek. Ook zit er bij de Microsoft editie een directe teams button op en verkleurd het device zodra je een meeting hebt en de one touch join die je kan gebruiken met de speciale agenda integratie en laadt de dock tussentijds je laptop ook nog bij.
  • Logitech Tap Scheduler, de uitkomst voor elke reserveerbare ruimte. Met de Scheduler zie je direct aan de buitenkant van de ruimte wanneer het beschikbaar is. Als de ruimte beschikbaar is kan je deze direct reserveren. De Scheduler integreert direct met Zoom en derde partijen.

Al met al mooie ontwikkelingen vanuit Logitech. Steeds dichter bij face to face, niet going back to the office, maar zoals Logitech het zo mooi zegt: “Going back to better”

2. Zoom Chat & Roadmap

Belangrijkste items voor Zoom Chat moeten zijn dat het makkelijk te gebruiken is, goed samenwerkt met andere tools en dat plugins van derden goed werken. Gebruikers ervaren via Zoom chat soms dat het lastig is om georganiseerd te werken en dat ze snel afgeleid zijn. IT beheerders ervaren security bedreigingen. Zoom denkt hierover na en weet dan ook, wanneer het de punten niet raakt vooral in het gebruiksgemak voor de gebruikers. Het is niet de bedoeling dat de gebruiker zelf tools gaat zoeken want daar is de IT beheerder, zeker vanuit security punt, niet blij mee. Tools die hier recentelijk voor zijn uitgebracht:

  • Verbeterde Chats en Channel organisatie.
  • Video files direct bekijken via Zoom zonder ze eerst te downloaden.
  • Gepinde berichten, wat jij belangrijk vindt, snel terug vinden.
  • Betere zoekmogelijkheden, typ je in “collab” zal hij niet alleen de berichten zoeken, maar ook de channels en headlines.
  • Betere beheermogelijkheden, het aan en uit kunnen zetten van audioberichten en het kunnen beheren van maximale groottes van files.

Wat Zoom gaat doen in de komende periode?

  • Unified experience, op ieder device, op iedere plek dezelfde gebruikerservaring.
  • Flexibiliteit om te werken met je eigen best werkende tools.
  • Security als hoogste prioriteit.
  • Het doorgaan met Video first oplossingen.

Als je geen tools aangereikt krijgt, gaat de medewerker zelf op zoek. Zorg dus voor goede adoptie. Blijf de vragen stellen zoals welke uitdagingen en welke technische belemmeringen zijn er bij jouw werknemers?

3. Samenwerken met Virtual Reality

Met Workrooms van Oculus kun je online virtueel samenwerken met je collega’s in Virtual Reality.Iedereen betrekken bij een meeting of creatieve sessie kan lastig zijn voor bedrijven die deels thuis en deels op het kantoor werken, de oplossing is de meeting houden in een virtuele omgeving! De deelnemers op het kantoor nemen plaats in de virtuele meeting zoals ze dat normaal gesproken ook zouden doen. Gewoon door op de stoel te gaan zitten of voor het touchscreen te gaan staan. Het verschil is dat de deelnemers thuis meedoen via een Oculus bril. Door middel van deze bril verplaatsen zij zich in de virtuele wereld en krijgen ze het gevoel echt in dezelfde ruimte te zijn.

Bekijk de onderstaande video om een idee te krijgen van de manier van vergaderen:

Zoals je ziet in de video worden de deelnemers van de meeting automatisch verandert in een avatar, hierdoor is iedereen in de meeting gelijk. Notities die worden gemaakt op het touchscreen zijn zichtbaar voor de mensen thuis en zij kunnen uiteraard ook aantekening maken op hetzelfde touchscreen als de mensen op kantoor.

facebook-horizon-workrooms-hyrbide-werken

4. Real time translation

Zoom komt met nog uitgebreidere ondertiteling en live vertaling door overname van Kites. Taalbarrières behoren binnenkort tot het verleden, met deze quote is de overname van Kites door Zoom aangekondigd. Kites is een vooruitstrevende Duitse startup die gespecialiseerd is in real-time (live) vertalen en ondertitelen van gesproken tekst door middel van AI technologie.

Waarvoor gebruik je real-time vertalen en hoe kan het je helpen in je dagelijkse werk? Stel je voor, je hebt een meeting met een bedrijf uit China en dat je allebei Engels moet spreken om met elkaar te kunnen communiceren. Uiteraard is dit geen probleem als jullie beide goed Engels spreken, maar het komt vaak voor dat een klant of partner de tweede taal niet goed beheerst.

Door middel van slimme AI Speech-to-text technologie kan iedereen in zijn eigen taal blijven spreken, de tekst wordt namelijk direct vertaald naar de taal waar zijn gesprekspartner voor heeft gekozen. Beide deelnemers zien onder in hun scherm ondertiteling in hun eigen taal, de taalbarrière is verleden tijd!

5. Verbeterde ervaring bij virtuele events

De behoefte aan virtuele evenementen en een betere beleving blijft groeien. Zoom Events is dé alles-in-één oplossing voor om een groot publiek te bereiken, in meerdere sessies tegelijk of verspreid over meerdere dagen. De perfecte oplossing voor het hosten en beheer van virtuele evenementen.

Creëer je eigen conferentie in Zoom Events met functionaliteiten zoals e-mails in huisstijl, enquêtes, opnames, analyses en meer. Daarnaast heeft een organisator de volgende mogelijkheden:

  • Host tot 13 sessies tegelijk.
  • Organiseer een online evenement gedurende vijf dagen.
  • Stream sessies naar de conferentie lobby.
  • Toegang tot krachtige huisstijl mogelijkheden.
  • Breng sponsors op een mooie manier onder de aandacht.
  • Laat deelnemers netwerken via individuele chatsessies.

Backstage overleg

Zoom brengt de “green-room” naar de virtuele omgeving met de Backstage-functie. Sprekers, panelleden en productieondersteuning krijgen een aparte virtuele ruimte waar ze kunnen reageren op vragen, chats kunnen volgen of zich kunnen mengen voordat ze live gaan.

6. Investeer in een hybride werkplek

Door thuiswerken mogelijk te maken stralen werkgevers vertrouwen uit naar hun medewerkers. Wist je dat het zelfs zo is dat volgens verschillende onderzoeken medewerkers eerder ontslag nemen als hun werkgever het thuiswerken niet toestaan (Business insider Juni 2021, Bloomberg Juni 2021)? Werkgevers die thuiswerken proactief stimuleren en faciliteren kunnen rekenen op één derde verhoging van high performing medewerkers.

Wat heb je nodig voor een hybride werkplek?

Een hedendaags kantoor moet opnieuw worden uitgevonden. Een modern kantoor moet voorzien in sociale, synergetische en stimulerende ervaringen. Dit komt ten goede aan werkcultuur, samenwerkingen en productiviteit. Naast een camera, display, microfoon en luidsprekers is het bijna net zo belangrijk om zaken zoals licht, akoestiek en logistieke paden binnen een kantoor in de overweging mee te nemen om een kantoor ideaal in te richten voor het hybride werken.

Om een hybride kantoor echt goed te kunnen gebruiken is het ook nodig dat er gekeken wordt naar het thuiskantoor. Als de thuiswerkplek niet goed ingericht is voegt het hybride werken op kantoor niks toe doordat er ruis kan ontstaan tijdens een meeting. Daarom is het belangrijk dat een werkgever investeert in het thuiskantoor van een medewerker.

Zoom meeting

7. De bedrijfscultuur in een hybride werkomgeving

Het nieuwe hybride werken vergt vooral een verandering in leiderschap en de bedrijfscultuur. Als leiders vast blijven houden aan de oude manier van werken zal het ‘terug naar normaal werken’ langer duren. Een leider moet zich vast blijven houden aan de core values, maar moet tegelijkertijd ook flexibel zijn om de verandering naar het hybride werken te faciliteren. Communicatie met medewerkers is hierin het belangrijkst. Wat willen medewerkers? Hoe zien hun het hybride werken voor zich? Tegelijkertijd moet een leider zich openstellen om nieuwe tools in te zetten om zo het hybride werken mogelijk en plezierig te maken. Ga in gesprek met elkaar en ga op onderzoek uit welke tools het beste bij jouw bedrijf passen. Wij van RJ Collaborations Solutions kunnen je hierbij helpen.

8. Slimme camera framing en digitaal whiteboard

De manier waarop we werken is veranderd en niet meer locatieafhankelijk. Hierdoor ontstaan er nieuwe uitdagingen en pijnpunten. Teams zijn niet altijd fysiek op dezelfde plaats aanwezig waardoor face-to-face samenwerken moeilijker wordt. Zoom komt met nieuwe innovaties en functionaliteiten om deze pijnpunten op te lossen.

Gelijkwaardigheid en betrokkenheid

Collega’s welke fysiek in dezelfde ruimte zitten worden allemaal in één camera beeld weergegeven waardoor je gezichtsuitdrukking en lichaamstaal moeilijk ziet. Het probleem ontstaat dat er geen gelijkwaardigheid is en de betrokkenheid minder wordt.

Nieuwe innovaties zoals slimme camera framing kunnen deze problemen oplossen. Met één of meerdere camera’s kunnen personen in een vergaderruimte individueel en automatisch weergegeven worden in een Zoom call inclusief een totaaloverzicht van de ruimte. Op deze manier is iedereen gelijkwaardig aan elkaar en wordt de betrokkenheid vergroot.

Zitten we op dezelfde lijn?

Normaal teken je iets uit op een flipover in de vergaderruimte om elkaar beter te begrijpen. Door aantekeningen te maken tijdens een brainstormsessie en/of training communiceer je op dezelfde lijn. Maar dit gaat niet meer zo makkelijk nu er meerdere deelnemers op afstand zijn.

Een ding dat we de afgelopen tijd hebben geleerd, is dat je niet fysiek bij elkaar hoeft te zijn om effectief samen te werken. En met het geheel nieuwe Zoom Whiteboard worden teams in staat gesteld om hun ideeën tot leven te brengen, onafhankelijk de locatie waar men zich bevindt.

Het Zoom Whiteboard is een krachtige virtuele hub voor realtime en asynchrone samenwerking, waardoor meer krachtige en efficiëntere vergaderingen worden gehouden. Elk team, van het bedrijfsleven tot onderwijs, kan het Zoom Whiteboard gebruiken om ideeën te creëren, aantekeningen te maken en te delen vanaf elk apparaat, of je nu in een Zoom-vergadering zit of niet. De BETA versie van het Whiteboard wordt in Q4 verwacht.

9. Van een traditionele naar een hybride werkplek

Hybride werken is iets wat in ons leven blijft. We merken dat het werken op de traditionele manier niet meer het beste uit de werknemers haalt. In de nieuwe manier van werken is de menselijke factor belangrijker geworden, het moet bij ons leven passen. Maar nog veel bedrijven hebben nog niet (goed) nagedacht over hoe ze het hybride werken gaan implementeren. Want wat is goed voor het bedrijf en de werknemers en hoe blijven we vooruit op de concurrentie? En dat is voor ieder bedrijf en organisatie anders.

Uitdagingen en kansen

De grootste verschuiving is dat het werk binnen het leven van de werknemer moet passen en niet meer andersom. Veel bedrijven zijn daar nog zoekende in. Dit betekent een andere mindset, een andere bedrijfscultuur, een nieuw beleid etc. Er zijn uitdagingen maar ook kansen. Hybride werken kan zorgen voor een efficiëntere manier van werken. Een uitdaging is dat je nu moet veranderen anders blijf je achter lopen. Laat de werknemers mee beslissen hoe ze willen werken en train ze hiervoor. Wat willen ze? Thuiswerken, op kantoor of beide? Hoe zorg je dat ze efficiënt kunnen werken en ook productief en creatief blijven? Maar vergeet niet mee te nemen wat je partners en klanten willen. Zij zijn ook bezig met deze veranderingen. Hoe kun jij ervoor zorgen dat deze samenwerking goed blijft verlopen?

Er zijn geen vaste modellen voor implementatie van een hybride werkplek. Onderzoek wat het beste bij jouw organisatie past en ga hiermee aan de slag. En vergeet niet je medewerkers hierbij te betrekken.

10. Creëer succesvolle webinars met Zoom

Het laten toenemen van betrokkenheid van je klanten met webinars? Wat zijn veel pijnpunten bij webinars? Vaak gaat het om aanwezigheid en betrokkenheid. Met Zoom en een marketing tool zoals Hubspot kun je webinars zo goed mogelijk laten verlopen. Hieronder een aantal tips:

Voordat je gaat beginnen met je webinar

  • Maak een registratiepagina met onder andere bovenaan een duidelijke zichtbare call to action de om te registreren, de datum en tijd, het programma, de namen van de presentatoren/sprekers, een korte duidelijke toelichting voor wie de webinar is en waarom je moet deelnemen.
  • Follow-up! Maak een bedankpagina en een automatische mail met alles wat je moet weten over de webinar. Plaats hierin een ‘add to calendar’ call to action.
  • Promoot je webinar via bijvoorbeeld een e-mail, blog, social media, advertenties en informeer je partners.
  • Tracking registratie: maak een lijst van je deelnemers en zorg dat je ze weer opvolgt met een mail. Het mooiste is als je ook kan zien wie zich precies (bijvoorbeeld branche, plaats) heeft ingeschreven en via welke pagina etc.
  • Zorg ervoor dat je voorbereid bent en alles klaar staat. Test de video en het geluid. Staan de tools voor betrokkenheid/interactie aan? Zoals chats, poll. Pas de klantbeleving aan zoals de wachtruimte, de content en de achtergrond.

Tijdens de webinar

  • Presentatie: sluit alle programma’s af. Betrek je publiek erbij door een Q&A panel, polls, een enquête en chats. Wissel af met presentatoren/sprekers, zorg voor gasten (experts) maar ook met content door het laten zien een presentatie en een video.
  • Minimaliseer afleidingen. Gebruik een goede camera, zorg voor een passende achtergrond. Maak oogcontact, denk na over het licht (gebruik de touch-up tool), je kleding en sieraden zodat dit niet afleidt. Zorg ervoor dat je geen achtergrondgeluiden hebt en gebruik hierbij de noise suppression.
  • Laat iedereen zich betrokken voelen door live translation en transcriptie van Zoom.

En wat na de webinar?

Stuur een e-mail met alle bronnen zoals de recording, de presentatie, links, volgende events, een enquête, feedback formulier en de volgende stappen. En volg deze leads weer op door bijvoorbeeld een e-mail te sturen met informatie die ze interessant vinden, die bij de doelgroep past. Wees creatief hierin en blijf met ze in contact!

Modern Workspace - Vergaderen

Wat kunnen we uit deze highlights opmaken?

De bovenstaande highlights laten zien dat de wereld waarin we werken en waar we elkaar ontmoeten verandert. Er zijn nieuwe manieren waarop we socialiseren, interactie hebben met collega’s en met elkaar werken. Werk is niet meer plaatsgebonden, we kunnen werken vanaf iedere locatie overal ter wereld.

Is jullie organisatie al klaar voor de toekomst? Zijn jullie werkplekken al hybride en klaar voor een toekomst vol interactieve meetings waar iedereen op zijn eigen manier aan mee kan doen? Plan een gesprek met ons in en ontdek wat je nodig hebt om hybride te werken en hoe je de wellbeing en creativiteit van je team direct kunt verhogen!